“Quiero un botón para calcular la nómina”

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Pasó el verano y, con las vacaciones ya casi olvidadas, nos toca retomar los temas pendientes. Si fuiste capaz de desconectar lo suficiente, puede que incluso ni revisases el estado de tus finanzas, así que ver un correo de RR.HH. con el título de “nómina del mes de agosto” te resultó tranquilizador.

Para los que trabajamos en RR.HH., este correo es mucho más que tranquilizador, es el resultado del trabajo de todo un departamento dedicado a gestionar uno de los procesos que más quebraderos de cabeza provoca a los responsables de Recursos Humanos: El proceso de cálculo de la nómina. Un proceso periódico, repetitivo y aparentemente sencillo que, sin embargo, requiere de trabajadores con formación muy específica y alto nivel de compromiso.

El mundo de los Recursos Humanos está inmerso en un proceso de transformación digital, pero el cálculo de la nómina parece resistirse e, incluso en las empresas más innovadoras, siguen circulando Excel interminables, repletos de fórmulas desarrolladas a lo largo de los años, que sirven de caja negra para contrastar los resultados del cálculo de la nómina, realizado, dicho sea de paso, con un ERP de última generación, en muchos de los casos.

A pesar de que muchas veces no se le da la atención que merece y que la mayoría de los empleados responsables de este proceso se quejan, no sin razón, de lo poco reconocido y valorado que está su trabajo, lo cierto es que el impacto que tiene una mala gestión de la nómina en el clima laboral es muy alto. Ahora que todos somos conscientes de la importancia que tiene la detección y la retención del talento en nuestras empresas, no podemos olvidar que una nómina mal gestionada, con un alto nivel de incidencias (pagos incorrectos, retrasos…) genera automáticamente desmotivación, mala imagen corporativa y, por supuesto, fuga de talento.

De nada sirve estar a la última en todas las tendencias de gestión de Recursos Humanos si nos olvidamos de uno de los factores clave de la motivación, así que ha llegado el momento de revisar este proceso y ver cómo lo podemos modernizar, automatizar y simplificar.

Hace años que los responsables del departamento de administración de personal resumen sus necesidades en una petición “Yo quiero un botón que me calcule la nómina”.

El “botón” tiene que tener en cuenta para el cálculo: altas y bajas del mes, salario fijo, salario variable, absentismos, bajas por enfermedad/accidente, horas extras, cotizaciones, retenciones, finiquitos… Además de generar el fichero para contabilidad y, cómo no, el fichero de transferencias para el banco.

Si a todo esto le añadimos que el “botón“ tiene que recopilar, en muchos de los casos, gran parte de esta información de diferentes centros de trabajo, ni qué decir tiene que no podemos darles ese “botón “ pero sí simplificarles mucho el proceso.

El proceso de cálculo de la nómina es bastante más complejo de lo que parece, ya que maneja información confidencial, tiene actualizaciones legales periódicas, interactúa con otros departamentos y el nivel de exposición ante cualquier fallo o retraso es muy alto. Por supuesto, la opción de no pagar o pagar tarde no existe, por lo que la presión ante cualquier imprevisto es manifiesta.

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A día de hoy, el botón mágico que realice todo el proceso completo del cálculo de nómina todavía no se ha conseguido, pero cada vez estamos más cerca de alcanzar el objetivo.

Ya no es suficiente tener un ERP que permita gestionar el proceso de cálculo de nómina de manera centralizada, sino que hay que agilizar el proceso y dotarlo de movilidad. Para conseguirlo es importante analizar bien el proceso y hacerse, entre otras, las siguientes preguntas:

  1. ¿Por qué lo hacemos así?
  2. ¿Realmente es necesario?
  3. ¿Podemos simplificarlo?
  4. ¿Nuestras necesidades son diferentes a las de otras empresas del sector?
  5. ¿Cuántas personas están involucradas en este proceso?
  6. ¿Qué porcentaje de su tiempo le dedican?
  7. ¿Cuántas tareas manuales podemos automatizar?
  8. ¿Qué número de incidencias manejamos?
  9. ¿Estamos al día en los cambios legislativos?

Este análisis permitirá definir unos objetivos y diseñar la estrategia para su consecución.

Llegado a este punto y aunque no estéis de acuerdo con todo lo anterior, si por lo menos he conseguido que le deis una pequeña vuelta a vuestro proceso de cálculo de nómina, seguro que os estaréis preguntando ¿Y qué hacemos para mejorarlo? Y la respuesta es: pues depende… Cualquier otra sería precipitada y llevaría a errores.

La respuesta depende del resultado del análisis realizado y de la estrategia definida. En función de vuestras conclusiones internas, la solución puede variar desde la opción de continuar con el sistema actual y modernizarlo subiendo a la última versión disponible, migrar a una solución Cloud o, incluso, valorar la opción de externalizar parte de este proceso de negocio.

Cualquiera de las opciones puede ser válida siempre y cuando se ajuste a vuestras necesidades y dote al proceso de agilidad, movilidad y flexibilidad. Esto os permitirá centrar vuestros esfuerzos en otros procesos de gestión de Recursos Humanos más estratégicos, incrementando la productividad, el aprovechamiento del tiempo y la motivación del equipo, que podrá centrarse en la realización de nuevas tareas mucho menos burocráticas.

En resumen, el “botón mágico” todavía no existe, pero en el mercado existen soluciones orientadas a facilitar y mejorar la experiencia de todos los que estáis involucrados con la gestión del proceso de cálculo de nómina, sólo tenéis que encontrar la más adecuada.

 

Centrados en las personas

La integración con las áreas financieras y con otros ámbitos empresariales es un requisito esencial para el éxito de los recursos humanos como departamento estratégico.

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Raquel Canteli

Raquel Canteli

Raquel es licenciada en Ciencias del Trabajo y ha desarrollado su carrera profesional en el área de RRHH. Tiene más de 10 años de experiencia en Consultoría de RRHH y en SAP HCM. Actualmente es Value People Officer en Techedge España.

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