Actualiza y optimiza la gestión documental de tu departamento financiero

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Una pila de papeles pendientes de leer en un rincón de la mesa. Un cajón con los albaranes del mes pasado aún sin facturar. Los correos de reclamación de clientes. CVs pendientes de revisar si encajan en el perfil que buscamos.

En nuestro trabajo diario aún hoy usamos muchos documentos basados en papel, o incluso electrónicos como PDF o emails, que gestionamos de una manera casi artesanal, como si eso que llaman transformación digital fuera algo muy lejano y ajeno a nuestro trabajo.

Y lo podemos hacer mucho mejor. Ser mucho más eficientes, hacer más con menos esfuerzo. Y es tan “sencillo” como si a partir de mañana hacemos las cosas de otra manera:

  • Si en lugar de tener los papeles en la mesa, los tenemos digitalizados y pendientes de una bandeja electrónica.
  • Si los podemos escalar rápidamente a otra persona tan solo haciendo un clic y ya no tengo que llevarle el papel a su mesa o enviárselo por correo.
  • Si podemos tener la lista de los más antiguos con solo ordenar una columna, como si fuera un Excel.
  • Si sólo tengo que meterlo en el escáner o enviarlo por correo electrónico y en 5 minutos ya lo tengo registrado, contabilizado o archivado.

Solo con estas pequeñas pero poderosas acciones ya he puesto orden, he agilizado el tratamiento, he dado prioridad a lo que realmente lo necesita, y dispongo de más tiempo para hacer esas otras tareas que no puedo hacer porque me gana la rutina.

Pues si con una sola persona ya nos da beneficios, imagina qué ocurre cuando aplicamos estas sencillas premisas en un departamento, un proceso o una organización, trabajando dentro de SAP.

Toda una revolución de procesos. Y eso es parte de lo que llaman transformación digital y está aquí cerca.

En Techedge tenemos la experiencia de aplicar estas mejoras en los procesos de facturas recibidas en SAP:

  • Reducción de tiempos,
  • automatización de pasos hasta ahora manuales,
  • eliminación de papel,
  • disminución de incidencias.

En resumen, ahorro directo de costes haciendo que el mismo equipo de personas tarde menos en hacer el mismo o más trabajo del que hacían antes.

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Pues justo es “hacer más con menos” lo que se puede aplicar en otros procesos en los que aún se usan métodos pre-Transformación: para cualquier proceso de negocio que está basado en un papel, en un fichero de nuestro PC, en un correo electrónico.

De la misma manera que, ahora, para extraer el saldo de P&L ejecutas un informe o que para dar tu aprobación a un gasto te conectas a una aplicación, queremos también que cuando quieras organizar tus documentos uses una aplicación o ejecutes un programa, en lugar de pasar hojas sobre tu mesa.

Porque al igual que no era ciencia ficción recibir un correo electrónico de un proveedor con las facturas del mes y que esa factura se contabilice en SAP, también es posible que tus albaranes se registren en pocos clics, que las órdenes de venta de tus clientes se verifiquen en minutos, que los avisos de pago de tus clientes cuadren con las partidas abiertas.

Al final, lo que queremos hacer notar es que en nuestro día a día hay muchas tareas que estamos acostumbrados a que se deben hacer manualmente, pero a las que es posible darles la vuelta y, no porque hasta ahora se hayan hecho así, debemos seguir haciéndolas.

La solidez en la gestión de documentos de Opentext facilita que la transformación digital entre en la operativa de tu empresa de la manera más fácil, reportando beneficios inmediatos.

Porque ya no es digitalizar lo que hacemos, sino que el reto está en mejorarlo, en aprovechar esta oportunidad para hacerlo lo mejor posible.

 

Corre a la velocidad del futuro

Si eso de hacer más con menos te ha sonado bien y quieres que te ayudemos con tus procesos de facturación, no dudes en contactarnos.

¡Quiero saber más!

Raúl Montero

Raúl Montero

Raúl cuenta con más de diez años de experiencia en procesos de compras en el ámbito de SAP, en el que ha trabajado con empresas internacionales ayudándoles a agilizar sus operaciones de compras. Ha ayudado a los clientes de diversos sectores industriales a aprovechar las soluciones de SAP para la gestión y la colaboración con los proveedores, garantizando la alineación adecuada entre la solución, los procesos y la organización. Raúl se incorporó a Techedge España en el 2012, y trabaja como responsable de Consultoría Empresarial de Colaboración con los Proveedores. Anteriormente trabajó en IBM en el grupo de implementación de gestión de relaciones con los proveedores de SAP. Raúl obtuvo un máster en Física por la Universidad de Barcelona, en España.

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